Ihren Preis kennen Sie erst nach der Verhandlung: Die Vergütung wird nach § 89 SGB XI für jeden Pflegedienst gesondert vereinbart — es gibt keine bundesweite Preisliste, die Sie in den Plan schreiben könnten.
Der Personalkostenblock hat eine gesetzliche Untergrenze: Seit dem 1. Juli 2026 gelten nach der Siebten Pflegearbeitsbedingungenverordnung 16,52 Euro (Pflegehilfskräfte), 17,80 Euro (mindestens einjährige Ausbildung) und 21,03 Euro (Pflegefachkräfte) je Stunde.
Das Mindestentgelt ist auch für Wegezeiten zu zahlen. Bezahlte Zeit und abrechenbare Zeit sind damit zwei verschiedene Größen — genau hier entsteht der häufigste Kalkulationsfehler.
Eine Zulassung setzt tarifliche oder tarifnahe Bezahlung voraus (§ 72 Abs. 3a und 3b SGB XI). „Günstiger als der Markt" ist kein zulässiges Geschäftsmodell.
Die Liquiditätslücke zwischen erbrachter Leistung und Zahlungseingang ist kein Unfall, sondern Systemmerkmal. Sie gehört als eigene Planungsgröße in den Finanzteil.
Ein Businessplan für einen ambulanten Dienst hat zwei Adressaten mit sehr unterschiedlichen Fragen. Die Bank will wissen, ob Sie die ersten zwölf Monate überleben. Sie selbst müssen wissen, ab welcher Klientenzahl der Betrieb trägt — und was passiert, wenn zwei Pflegefachkräfte gleichzeitig ausfallen.
Beides sind Fragen nach Zahlen, nicht nach Absichtserklärungen. Deshalb lohnt es sich, den Plan von hinten aufzurollen: erst die Struktur der Erlöse verstehen, dann die Kosten, die Sie nicht verhandeln können, und zum Schluss den Zeitpunkt, an dem das Geld tatsächlich auf dem Konto ist.
Zwei Voraussetzungen sind dabei keine betriebswirtschaftlichen, sondern harte Zugangsbedingungen. Ohne Versorgungsvertrag nach § 72 SGB XI dürfen die Pflegekassen Ihre Leistungen überhaupt nicht vergüten; geschlossen wird er zwischen Ihnen als Träger und den Landesverbänden der Pflegekassen im Einvernehmen mit den überörtlichen Trägern der Sozialhilfe. Und ohne eine verantwortliche Pflegefachkraft geht der Betrieb nicht an den Start: § 71 Abs. 3 SGB XI verlangt eine abgeschlossene pflegerische Ausbildung, zwei Jahre praktische Berufserfahrung innerhalb der letzten acht Jahre und eine Weiterbildung für leitende Funktionen mit mindestens 460 Stunden. Wer diese Person erst nach der Finanzierungszusage sucht, plant den kritischsten Engpass zuletzt.
Das ist die unbequemste Wahrheit für jeden Gründungsplan: Zum Zeitpunkt, an dem Sie die Umsatzprognose schreiben, steht Ihr Preis noch nicht fest. Die Vergütung ambulanter Pflegeleistungen wird nach § 89 Abs. 2 SGB XI zwischen dem Träger des Pflegedienstes und den Leistungsträgern vereinbart — für jeden Pflegedienst gesondert und begrenzt auf den Einzugsbereich, der im Versorgungsvertrag festgelegt wurde.
Wie diese Vergütung aufgebaut ist, lässt das Gesetz offen. § 89 Abs. 3 SGB XI erlaubt eine Bemessung nach dem erforderlichen Zeitaufwand oder zeitunabhängig nach Leistungsinhalt, als Komplexleistung oder ausnahmsweise als Einzelleistung. In den meisten Bundesländern arbeiten die Rahmenverträge mit Leistungskomplexen und Punktwerten — in anderen dominiert die Zeitvergütung. Für Ihren Plan heißt das: Der erste Anruf gilt nicht der Bank, sondern dem Landesverband und dem Trägerverband Ihres Bundeslandes, um die dort geltende Systematik und die Größenordnung der aktuellen Punktwerte zu erfahren.
Ein Detail, das Gründer regelmäßig übersehen: § 89 Abs. 1 SGB XI verlangt eine leistungsgerechte Vergütung, die bei wirtschaftlicher Betriebsführung die Aufwendungen finanziert — ausdrücklich unter Berücksichtigung einer angemessenen Vergütung des Unternehmerrisikos. Diese Formulierung ist Ihr Argument in der ersten Verhandlung. Sie ist aber keine Garantie für ein bestimmtes Ergebnis.
Auf der anderen Seite des Tisches steht später der Kostenvoranschlag, den Angehörige lesen und vergleichen — was dort erwartet wird, zeigt der Beitrag Pflegevertrag mit dem ambulanten Pflegedienst aus Kundensicht. Planen Sie deshalb nicht mit einem Preis, sondern mit einem Korridor. Rechnen Sie die untere Kante durch: Trägt der Betrieb auch dann, wenn Sie in der ersten Vergütungsvereinbarung am unteren Rand landen? Wenn die Antwort Nein lautet, ist der Plan zu eng — unabhängig davon, wie gut die Marktanalyse aussieht.
Personal ist im ambulanten Dienst kein Posten unter vielen, sondern der Plan. Und er hat eine gesetzliche Untergrenze.
Diese Beträge sind das Minimum, nicht der Marktpreis. Zum 1. Juli 2027 steigen sie laut derselben Verordnung auf 16,95, 18,26 und 21,58 Euro. Wer eine Fünfjahresplanung schreibt, sollte diese bereits beschlossene Stufe einarbeiten, statt sie als Risiko in den Anhang zu verschieben.
Hinzu kommt die Tariftreue. Seit dem 1. September 2022 dürfen Versorgungsverträge nur noch mit Einrichtungen geschlossen werden, die entweder tarifgebunden zahlen (§ 72 Abs. 3a SGB XI) oder — wenn sie nicht gebunden sind — mindestens auf dem Niveau eines einschlägigen Tarifvertrags oder des regional üblichen Entlohnungsniveaus liegen (§ 72 Abs. 3b SGB XI). Das ist mehr als eine Formalie: Es nimmt Ihnen das Kalkulationsmodell „Wir sind billiger als die etablierten Dienste" vollständig aus der Hand.
Die Gegenseite dieser Pflicht ist ein Recht: Nach § 82c Abs. 1 SGB XI kann bei tarifgebundenen Einrichtungen eine Bezahlung bis zur Höhe der Tarifbindung **nicht als unwirtschaftlich abgelehnt** werden. Bei nicht tarifgebundenen Einrichtungen gilt das, soweit die Entlohnung das regional übliche Niveau um nicht mehr als 10 Prozent übersteigt (§ 82c Abs. 2 SGB XI). Umgekehrt gilt: Vermittlungsentgelte für Leiharbeit können nach § 82c Abs. 2b SGB XI **nicht** als wirtschaftlich anerkannt werden. Wer Personalengpässe dauerhaft über Zeitarbeit löst, trägt diese Aufschläge selbst. ([§ 82c SGB XI](https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_11/__82c.html))
Jetzt zu der Zeile, die eingangs erwähnt wurde. § 2 Abs. 4 der Siebten Pflegearbeitsbedingungenverordnung stellt klar, dass das Mindestentgelt auch für die Wegezeiten zwischen den zu pflegenden Personen und zwischen diesen und den Geschäftsräumen zu zahlen ist. Die Fahrt wird also bezahlt. Ob und wie sie vergütet wird, ist eine ganz andere Frage: § 89 Abs. 3 SGB XI erlaubt Pauschalen für Fahrkosten, und längere Wegezeiten — insbesondere im ländlichen Raum — sind nach den Rahmenempfehlungen zu berücksichtigen. Zwischen „wird berücksichtigt" und „ist vollständig gedeckt" liegt in der Praxis Ihre Marge.
Rechnen Sie den Effekt einmal offen durch. Die folgenden Annahmen sind bewusst als Annahmen gekennzeichnet — setzen Sie Ihre eigenen Werte ein:
Annahmen: Pflegefachkraft zum gesetzlichen Mindestentgelt von 21,03 Euro je Stunde; kalkulatorischer Arbeitgeberaufschlag für Sozialversicherung, Urlaub, Krankheit und Fortbildung von 45 Prozent (prüfen Sie Ihre tatsächlichen Sätze — dieser Wert ist kein Erfahrungswert, sondern ein Rechenplatzhalter); acht Stunden Dienst; davon 100 Minuten Fahrt- und Rüstzeit.
Aus 21,03 Euro werden mit dem Aufschlag rund 30,49 Euro Vollkosten je bezahlter Stunde. Bei acht bezahlten Stunden sind das etwa 244 Euro Personalkosten pro Dienst. Abrechenbar sind aber nur 6 Stunden und 20 Minuten. Die Personalkosten je abrechenbarer Stunde steigen damit auf rund 38,50 Euro — ein Aufschlag von etwa 26 Prozent, der in keiner Lohnabrechnung sichtbar wird.
Verschieben Sie die Fahrtzeit auf 130 Minuten, weil das Einzugsgebiet großzügig zugeschnitten ist, liegt derselbe Wert bei rund 41,80 Euro. Der Unterschied zwischen einem tragfähigen und einem defizitären Dienst ist an dieser Stelle keine Frage der Pflegequalität, sondern eine Frage der Tourengeometrie.
Zwei Konsequenzen für den Plan: Erstens gehört der Einzugsbereich, den Sie im Versorgungsvertrag vereinbaren, in die Wirtschaftlichkeitsrechnung — nicht in das Marketingkapitel. Ein zu weit gefasstes Gebiet klingt nach Wachstum und kostet Deckungsbeitrag. Zweitens braucht Ihre Kalkulation eine ehrliche Auslastungsannahme. Nicht jede geplante Stunde wird geleistet: Krankheit, Absagen kurz vor der Tür, Krankenhausaufenthalte von Klientinnen und Klienten. Wer mit 100 Prozent Auslastung plant, plant eine Ausnahme.
Der zweite typische Bruch liegt nicht in der Ergebnisrechnung, sondern im Kontostand. Löhne sind monatlich fällig, Miete und Leasingraten ebenfalls. Die Abrechnung Ihrer Leistungen dagegen folgt einem eigenen Takt: § 105 SGB XI regelt, wie die Abrechnungsunterlagen auszusehen haben — Art, Menge, Preis, Tag und Zeit der Leistungserbringung, maschinenlesbar und unter bestimmten Voraussetzungen ausschließlich elektronisch. Eine bundeseinheitliche Zahlungsfrist für die Pflegekassen finden Sie im Gesetz allerdings nicht.
Die konkreten Abrechnungs- und Zahlungsmodalitäten stehen in den Rahmenverträgen auf Landesebene nach § 75 SGB XI. Fragen Sie diese Regelung **vor** der Gründung bei Ihrem Trägerverband ab und planen Sie den dort genannten Zeitraum plus Puffer für Rückläufer und Korrekturen ein. Jede Zahl, die Sie stattdessen aus einem Gründerforum übernehmen, ist ein Schätzwert für ein anderes Bundesland.
Praktisch bedeutet das: Sie finanzieren die erste Leistungsperiode vor. Dazu kommen private Selbstzahleranteile, Verhinderungspflege-Abrechnungen und die Behandlungspflege nach dem SGB V, die einer eigenen Verordnungs- und Abrechnungslogik folgt — ein Überblick dazu steht im Beitrag Häusliche Krankenpflege nach § 37 SGB V . Der Finanzteil des Businessplans braucht deshalb keine schöne Jahresübersicht, sondern eine Liquiditätsplanung auf Monatsbasis für die ersten 18 Monate — mit einer Zeile für den Zeitpunkt der Zahlungseingänge und einer für den Fall, dass sich die erste Abrechnung um vier Wochen verschiebt, weil das Datenaustauschverfahren noch nicht sauber läuft.
„Ab wie vielen Klienten trägt sich der Dienst?" ist die falsche Frage. Eine Klientin mit einem Einsatz täglich und eine mit dreien unterscheiden sich im Deckungsbeitrag um ein Vielfaches — und zwei Klienten im selben Haus sind wirtschaftlich etwas völlig anderes als zwei Klienten in zwölf Kilometern Entfernung.
Rechnen Sie deshalb in Touren: Wie viele abrechenbare Stunden bringt eine Tour, wie viele Touren fährt eine Vollzeitkraft, wie viele Vollzeitkräfte tragen die Fixkosten aus Büro, Fahrzeugen, Software, Versicherungen und Leitung? Der Break-even ist erreicht, wenn die Summe der Deckungsbeiträge aller Touren die Fixkosten übersteigt. Diese Rechnung hat den angenehmen Nebeneffekt, dass sie in der Bankbesprechung deutlich robuster wirkt als eine Klientenzahl mit einem Fragezeichen dahinter. Welche Versicherungsprämien dabei fest in die Fixkosten gehören, zeigt der Beitrag zu den Pflichtversicherungen für den ambulanten Pflegedienst .
Ein Hinweis, der Diskussionen erspart: Die Personalanhaltswerte des § 113c SGB XI gelten ausweislich der amtlichen Überschrift für vollstationäre Pflegeeinrichtungen. Für Ihre ambulante Personalplanung gibt es diese Rechengröße nicht — Ihr Maßstab ist der tatsächliche Versorgungsauftrag Ihrer Klientinnen und Klienten.
Prüfen Sie Ihren Plan gegen diese drei Punkte 0 von 3 erledigt
Wegezeiten sind als bezahlte, aber nicht abrechenbare Zeit in der Stundenkalkulation hinterlegt — nicht als pauschaler Zuschlag am Ende. Der Umsatz ist mit einem Vergütungskorridor gerechnet, nicht mit einem Wunschpreis; die untere Kante trägt den Betrieb. Die Liquiditätsplanung der ersten 18 Monate enthält den tatsächlichen Zahlungsrhythmus nach dem Landesrahmenvertrag plus Puffer für Rückläufer. Ein vierter Punkt, der seltener im Plan steht und häufiger den Betrieb kostet: die Abhängigkeit von einer einzigen Person. Fällt die verantwortliche Pflegefachkraft aus, steht nicht nur eine Tour still — es fehlt die Voraussetzung, unter der der Dienst überhaupt betrieben werden darf. Eine benannte Vertretung gehört deshalb in den Plan, nicht in die Hoffnung.
Was Sie für die Vergütungsverhandlung ohnehin brauchen, sollten Sie gleich beim Aufbau des Rechnungswesens anlegen: nachvollziehbare Personalkosten inklusive tatsächlicher Stellenbesetzung und Eingruppierung, eine saubere Trennung der Leistungsarten und eine Buchführung nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Pflegebuchführung. Diese Unterlagen sind später die Grundlage für Ihre Verhandlungsposition — wer sie erst dann zusammensucht, verhandelt mit angezogener Handbremse.
Dazu gehört auch die Frage, mit welcher Software Sie Tourenplanung, Dokumentation und Abrechnung führen. Die Entscheidung fällt betriebswirtschaftlich schwerer ins Gewicht, als die Lizenzkosten vermuten lassen, weil sie darüber bestimmt, wie viel Verwaltungszeit pro Tour anfällt und wie schnell eine Abrechnung fehlerfrei rausgeht. Wie eine Plattform die Organisation rund um die häusliche Versorgung bündelt, zeigt der Überblick zu vocare als Plattform für die häusliche Pflege .
Häufige Fragen zum Businessplan Gibt es feste Preise, mit denen ich rechnen kann? Nein. Die Vergütung wird nach § 89 Abs. 2 SGB XI für jeden Pflegedienst gesondert vereinbart. Die Systematik — Leistungskomplexe oder Zeitvergütung — ergibt sich aus dem Rahmenvertrag Ihres Bundeslandes, die Höhe aus Ihrer eigenen Verhandlung. Planen Sie deshalb mit einem Korridor und prüfen Sie, ob die untere Kante trägt.
Muss ich nach Tarif zahlen, wenn ich neu gründe? Ein Versorgungsvertrag darf nach § 72 Abs. 3a und 3b SGB XI seit dem 1. September 2022 nur mit Einrichtungen geschlossen werden, die tarifgebunden zahlen oder mindestens das Niveau eines einschlägigen Tarifvertrags beziehungsweise das regional übliche Entlohnungsniveau einhalten. Ein Unterbieten des Marktes ist damit kein zulässiges Gründungsmodell.
Werden mir die Wegezeiten erstattet? Das Mindestentgelt ist nach § 2 Abs. 4 der 7. PflegeArbbV auch für Wegezeiten zu zahlen. Auf der Erlösseite erlaubt § 89 Abs. 3 SGB XI Pauschalen für Fahrkosten, und längere Wegezeiten sind nach den Rahmenempfehlungen zu berücksichtigen. Ob die Berücksichtigung Ihre tatsächlichen Kosten deckt, hängt vom Zuschnitt Ihres Einzugsgebiets und von Ihrer Vereinbarung ab.
Wie viel Startkapital brauche ich? Eine seriöse Pauschalzahl gibt es nicht, weil Fahrzeuge, Bürogröße, Personalaufbau und der Zahlungsrhythmus im jeweiligen Bundesland zu stark variieren. Belastbar ist nur die Methode: Fixkosten und Personalkosten der ersten 18 Monate monatsgenau planen und den Zeitpunkt der ersten Zahlungseingänge realistisch setzen.
Brauche ich selbst eine Pflegeausbildung, um zu gründen? Der Dienst muss nach § 71 Abs. 1 SGB XI unter ständiger Verantwortung einer ausgebildeten Pflegefachperson stehen. Diese Person muss die Anforderungen des § 71 Abs. 3 SGB XI erfüllen — Ausbildung, zwei Jahre Berufserfahrung in den letzten acht Jahren und eine Weiterbildung für leitende Funktionen mit mindestens 460 Stunden. Ob Sie diese Rolle selbst ausfüllen oder besetzen, ist eine unternehmerische Entscheidung; die Anforderung selbst ist nicht verhandelbar.
Ein tragfähiger Businessplan für den ambulanten Dienst steht und fällt mit drei Größen, die sich der freien Gestaltung entziehen: einer Vergütung, die erst verhandelt wird, einem Personalkostenblock mit gesetzlicher Untergrenze und einem Zahlungsrhythmus, den Ihr Landesrahmenvertrag vorgibt. Wer diese drei ehrlich ansetzt und die Wegezeit als bezahlte, nicht abrechenbare Zeit sichtbar macht, hat einen Plan, der auch dann noch stimmt, wenn die erste Verhandlung nicht optimal läuft. Wie sich diese Zahlen in den Zulassungsweg einfügen, zeigt der Beitrag zum Gründen eines ambulanten Pflegedienstes ; die personellen Anforderungen an die Leitung stehen im Beitrag zu den Voraussetzungen der verantwortlichen Pflegefachperson .
Stand: August 2026. Dieser Beitrag gibt den Rechtsrahmen wieder und ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder Unternehmensberatung. Landesrechtliche Regelungen, Rahmenverträge und Punktwerte unterscheiden sich erheblich — prüfen Sie die für Ihr Bundesland geltenden Vorgaben.
Eine Position wird in Gründungskalkulationen regelmäßig übersehen: Aufwendungen, die nach § 82 Abs. 2 SGB XI gerade nicht in die Pflegevergütung eingehen dürfen. Was sich davon gesondert berechnen lässt, klärt der Beitrag zu den Investitionskosten nach § 82 SGB XI .
Die Organisation rund um die Versorgung an einem Ort
[vocare](https://vocare.health/blog/vocare-plattform-haeusliche-pflege-organisieren) bündelt Unterlagen, Ansprüche und Termine der häuslichen Pflege — damit weniger Zeit in Suchen und Nachfassen fließt. Fragen? Schreiben Sie an info@vocare.health.
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