Verhandelt wird nach § 89 Abs. 2 SGB XI für jeden Pflegedienst gesondert — mit den Leistungsträgern, auf die im Vorjahr jeweils mehr als fünf Prozent der von Ihnen betreuten Pflegebedürftigen entfielen.
Die Vergütung muss leistungsgerecht sein und bei wirtschaftlicher Betriebsführung Ihre Aufwendungen finanzieren — ausdrücklich einschließlich einer angemessenen Vergütung des Unternehmerrisikos (§ 89 Abs. 1 SGB XI).
Vereinbart wird prospektiv, also im Voraus für einen künftigen Zeitraum. Ein rückwirkendes Inkrafttreten ist unzulässig (§ 85 Abs. 6 SGB XI, über § 89 Abs. 3 entsprechend anwendbar). Verzögerung ist deshalb ein reiner Verlust.
Kommt binnen sechs Wochen nach schriftlicher Verhandlungsaufforderung keine Einigung zustande, kann jede Seite die Schiedsstelle nach § 76 SGB XI anrufen.
Tarifliche Bezahlung ist Ihr stärkstes Argument: Sie kann nach § 82c Abs. 1 SGB XI nicht als unwirtschaftlich abgelehnt werden.
Abb. 1 — Entschieden wird die Verhandlung nicht am Tisch, sondern vorher: an der Frage, ob die Kostenunterlagen die Struktur des § 85 Abs. 3 SGB XI abbilden. · vocare · Redaktionsbild 08/2026 Die erste Klärung ist banal und wird trotzdem regelmäßig übersprungen: Mit wem verhandeln Sie eigentlich?
§ 89 Abs. 2 SGB XI benennt drei mögliche Gegenüber — die Pflegekassen oder sonstigen Sozialversicherungsträger, die zuständigen Träger der Sozialhilfe und Arbeitsgemeinschaften dieser Träger. Entscheidend ist die Schwelle: Beteiligt ist nur, wer im Jahr vor Verhandlungsbeginn mehr als fünf vom Hundert der von Ihnen betreuten Pflegebedürftigen auf sich vereinigt hat.
Für Ihre Vorbereitung heißt das: Bevor Sie irgendetwas schreiben, ziehen Sie eine Auswertung Ihrer Klientenstruktur nach Kostenträgern für das Vorjahr. Diese Liste bestimmt den Verteiler Ihrer Verhandlungsaufforderung. Sie ist außerdem ein Argument, das Sie kennen sollten, bevor die Gegenseite es kennt.
Zwei weitere Punkte aus derselben Vorschrift wirken auf den ersten Blick technisch und sind praktisch wichtig. Erstens gilt die Vereinbarung für den Einzugsbereich, der nach § 72 Abs. 3 Satz 3 SGB XI im Versorgungsvertrag festgelegt wurde — Ihr Verhandlungsergebnis und Ihr Versorgungsgebiet hängen also zusammen. Zweitens ist eine Differenzierung der Vergütung nach Kostenträgern ausdrücklich unzulässig (§ 89 Abs. 1 SGB XI). Der Preis, den Sie mit einer Kasse vereinbaren, ist der Preis für alle.
Viele Leitungen gehen mit dem Gefühl in die Verhandlung, um Zugeständnisse bitten zu müssen. Der Gesetzestext gibt etwas anderes her.
§ 89 Abs. 1 SGB XI: Die Vergütung „muß leistungsgerecht sein". Sie muss es dem Pflegedienst bei wirtschaftlicher Betriebsführung ermöglichen, „seine Aufwendungen zu finanzieren und seinen Versorgungsauftrag zu erfüllen" — unter Berücksichtigung einer angemessenen Vergütung des Unternehmerrisikos. ([§ 89 SGB XI](https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_11/__89.html))
Aus diesem Satz folgen drei Argumentationslinien, die Sie belegen können sollten: Ihre tatsächlichen Aufwendungen, die Wirtschaftlichkeit Ihrer Betriebsführung und der Umfang Ihres Versorgungsauftrags. Alles drei ist Zahlenarbeit, keine Rhetorik. Nicht in diese Rechnung gehören die betriebsnotwendigen Investitionsaufwendungen: Sie sind nach § 82 Abs. 2 SGB XI aus der Pflegevergütung ausgeschlossen und laufen über die gesonderte Berechnung der Investitionskosten .
Auch die Form der Vergütung ist nicht in Stein gemeißelt. § 89 Abs. 3 SGB XI erlaubt eine Bemessung nach dem erforderlichen Zeitaufwand oder unabhängig davon nach Leistungsinhalt, als Komplexleistung oder ausnahmsweise als Einzelleistung; hauswirtschaftliche Versorgung, Behördengänge und Fahrkosten können auch pauschal abgegolten werden. Ausdrücklich vorgesehen ist außerdem, dass längere Wegezeiten — insbesondere im ländlichen Raum — nach den Rahmenempfehlungen zu § 132a Abs. 1 Satz 4 Nr. 5 SGB V berücksichtigt werden. Wenn Ihr Einzugsgebiet dünn besiedelt ist, ist das kein Nebensatz, sondern Ihr Thema.
Jetzt zur wichtigsten Mechanik. Über § 89 Abs. 3 SGB XI gelten unter anderem § 85 Abs. 3 bis 7 SGB XI entsprechend. Zwei Regelungen daraus bestimmen Ihren Zeitplan vollständig.
§ 85 Abs. 3 Satz 1 verlangt, dass die Vergütung im Voraus vereinbart wird, vor Beginn der jeweiligen Wirtschaftsperiode und für einen zukünftigen Zeitraum. Und § 85 Abs. 6 Satz 2 stellt klar: Ein rückwirkendes Inkrafttreten ist nicht zulässig. Läuft die alte Vereinbarung aus, gelten die bisherigen Sätze weiter, bis eine neue in Kraft tritt.
Die Kombination ist unbarmherzig. Wer im März auffordert, im Juni verhandelt und im August abschließt, bekommt die höhere Vergütung ab August — die Mehrkosten von Januar bis Juli trägt er selbst. Bei einem Dienst mit 25 Beschäftigten summiert sich das schnell auf den Gegenwert eines halben Fahrzeugparks.
Deshalb ist die Verhandlung kein Termin, sondern ein Prozess mit Vorlauf:
§ 85 Abs. 3 SGB XI, ebenfalls entsprechend anwendbar, listet erstaunlich konkret auf, was Sie vorlegen müssen — und liefert damit gleichzeitig die Gliederung Ihrer Verhandlungsmappe.
Verhandlungsmappe nach § 85 Abs. 3 SGB XI 0 von 6 erledigt
Art, Inhalt, Umfang und Kosten der Leistungen — rechtzeitig vor Verhandlungsbeginn dargelegt, gestützt auf die Pflegedokumentation und andere geeignete Nachweise. Angaben zum Jahresabschluss nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Pflegebuchführung. Personelle und sachliche Ausstattung einschließlich der zugehörigen Kosten. Tatsächliche Stellenbesetzung und Eingruppierung der Beschäftigten. Voraussichtliche Personalkosten des kommenden Zeitraums einschließlich der Erhöhungen gegenüber dem bisherigen Zeitraum. Alle personenbezogenen Daten anonymisiert. Der letzte Punkt ist keine Formalie: Die Vorschrift verlangt die Anonymisierung ausdrücklich. Und der vorletzte ist Ihr eigentlicher Hebel — die voraussichtlichen Personalkosten samt Erhöhung sind der Posten, über den in der Sache verhandelt wird.
Ein praktischer Hinweis dazu: Diese Unterlagen entstehen nicht in der Woche vor dem Termin. Wer seine Kostenrechnung so aufsetzt, dass Leistungsarten, Wegezeiten und Verwaltungsanteile ganzjährig getrennt geführt werden, kann im September auf Knopfdruck liefern, was andere im Oktober mühsam rekonstruieren. Genau darin liegt der stille Vorteil eines sauber geführten Systems aus Tourenplanung, Dokumentation und Abrechnung — wie sich die Organisation rund um die Versorgung an einem Ort bündeln lässt, zeigt der Beitrag zu vocare als Plattform für die häusliche Pflege .
Seit dem 1. September 2022 hat sich die Verhandlungslage bei den Personalkosten strukturell verschoben. § 82c Abs. 1 SGB XI bestimmt, dass bei tarifgebundenen Einrichtungen oder solchen mit kirchlichen Arbeitsrechtsregelungen eine Bezahlung bis zur Höhe dieser Bindung nicht als unwirtschaftlich abgelehnt werden kann. Für nicht tarifgebundene Einrichtungen gilt das nach § 82c Abs. 2 SGB XI, soweit die Entlohnung das regional übliche Entlohnungsniveau um nicht mehr als zehn Prozent übersteigt. Für Nicht-Pflegepersonal enthält Abs. 2a eine entsprechende Regelung, für Leiharbeit und Werkverträge Abs. 2b — mit der ausdrücklichen Ausnahme, dass Vermittlungsentgelte nicht als wirtschaftlich anerkannt werden können.
Zwei Dinge sollten Sie deshalb im Kalender haben. Erstens werden die regional üblichen Entlohnungsniveaus und die pflegetypischen Zuschläge nach § 82c Abs. 5 SGB XI je Bundesland und Qualifikationsgruppe amtlich veröffentlicht; die aktuelle Fassung trägt den Stand 31. Juli 2026. Diese Veröffentlichung ist Ihre Referenz — lesen Sie sie, bevor die Gegenseite daraus zitiert. Zweitens gelten über § 89 Abs. 3 SGB XI auch § 84 Abs. 4 Satz 2 und Abs. 7 SGB XI entsprechend: Die Einhaltung der Tariftreue ist jederzeit einzuhalten und auf Verlangen nachzuweisen. Halten Sie den Nachweis bereit, statt ihn zu suchen.
Alles, was über diese Grenzen hinausgeht, ist nach § 82c Abs. 3 SGB XI nur mit sachlichem Grund darstellbar. Wenn Sie also über dem Niveau zahlen, weil Sie sonst in Ihrer Region niemanden bekommen, dann ist genau das der sachliche Grund — und er gehört dokumentiert, nicht behauptet.
Was in der Verhandlung mit Ihren Zahlen geschieht, ist weniger eine Frage des Verhandlungsgeschicks als höchstrichterlich vorgezeichnet. Das Bundessozialgericht hat in einer Reihe von Entscheidungen vom 29. Januar 2009 ein zweistufiges Prüfverfahren entwickelt und dabei auch die ambulante Vergütung nach § 89 SGB XI erfasst (unter anderem B 3 P 7/08 R und B 3 P 8/07 R).
Auf der ersten Stufe steht die Plausibilitätsprüfung: Sind die für den kommenden Zeitraum prognostizierten Kostenansätze nachvollziehbar hergeleitet? Hier entscheidet sich, ob Ihre Unterlagen tragen. Der Maßstab des Gerichts lautet, dass aus den dargelegten voraussichtlichen Gestehungskosten die Kostenstruktur erkennbar und die Wirtschaftlichkeit im Einzelfall beurteilbar sein muss. Eine Gesamtsumme genügt dafür nicht.
Auf der zweiten Stufe folgt der externe Vergleich mit den Sätzen vergleichbarer Anbieter. Hier liegt die für die Vorbereitung wichtigste Aussage: Liegt die geforderte Vergütung im unteren Drittel der zum Vergleich herangezogenen Sätze, ist nach der Rechtsprechung regelmäßig ohne weitere Prüfung von Wirtschaftlichkeit auszugehen. Wer darüber liegt, muss die Gründe darlegen; sie werden dann auf ihre wirtschaftliche Angemessenheit geprüft.
Praktisch heißt das zweierlei. Erstens: Verschaffen Sie sich vor der Verhandlung ein Bild davon, wo Ihre Forderung im regionalen Feld ungefähr steht. Zweitens: Wenn Sie oberhalb des unteren Drittels landen, brauchen Sie eine Begründung, die auf Ihre Struktur zeigt — überdurchschnittliche Wegezeiten, ein besonderer Leistungszuschnitt, ein hoher Fachkraftanteil. In späteren Entscheidungen hat das Bundessozialgericht diesen Rahmen bestätigt und dabei ausdrücklich auch eine angemessene Vergütung des Unternehmerrisikos sowie eine angemessene Verzinsung des Eigenkapitals als plausible Bestandteile genannt (Urteil vom 26. September 2019, B 3 P 1/18 R).
Was heißt das für Sie: Eine Forderung ohne aufgeschlüsselte Kostenrechnung scheitert bereits auf Stufe eins — unabhängig davon, wie berechtigt sie der Sache nach ist.
Die Schiedsstelle ist kein Betriebsunfall, sondern ein vorgesehener Weg. Nach § 85 Abs. 5 SGB XI kann sie jede Vertragspartei anrufen, wenn binnen sechs Wochen nach schriftlicher Aufforderung keine Vereinbarung zustande kommt; sie setzt die Vergütung unverzüglich fest, in der Regel binnen drei Monaten.
Wie sie besetzt ist, regelt § 76 SGB XI: Vertreter der Pflegekassen und der Pflegeeinrichtungen in gleicher Zahl, dazu ein unparteiischer Vorsitzender und in der Regel bis zu zwei weitere unparteiische Mitglieder. Entschieden wird mit Stimmenmehrheit; bei Stimmengleichheit gibt die Stimme des Vorsitzenden den Ausschlag. § 76 Abs. 6 SGB XI sieht daneben eine unabhängige Schiedsperson vor, die binnen 28 Kalendertagen nach ihrer Bestellung entscheidet, bei hälftiger Kostenteilung. Ob dieser Weg auch für ambulante Vergütungsvereinbarungen offensteht, ist allerdings offen: § 89 Abs. 3 Satz 4 SGB XI verweist nur auf § 85 Abs. 3 bis 7, nicht auf § 76 Abs. 6 — und die Vorschrift selbst spricht die Parteien der Pflegesatzvereinbarung nach § 85 Abs. 2 an. Klären Sie das im Zweifel vorab mit Ihrem Landesverband, statt sich im Streitfall darauf zu verlassen. Gegen die Festsetzung ist der Rechtsweg zu den Sozialgerichten eröffnet; ein Vorverfahren findet nicht statt, und die Klage hat keine aufschiebende Wirkung. Zuständig ist dabei in erster Instanz nicht das Sozialgericht, sondern das Landessozialgericht (§ 29 Abs. 2 Nr. 1 SGG).
Praktisch bedeutet die Sechs-Wochen-Frist vor allem eines: Sie ist Ihr Taktgeber. Wer sie kennt und die Aufforderung entsprechend früh und nachweisbar zustellt, verhandelt nicht mehr im Ungefähren.
Prospektiv heißt nicht in Stein gemeißelt. § 85 Abs. 7 SGB XI, ebenfalls entsprechend anwendbar, sieht Neuverhandlungen für den laufenden Zeitraum vor, wenn sich die Annahmen, die der Vereinbarung zugrunde lagen, unvorhersehbar wesentlich geändert haben. Das Gesetz nennt als Beispiele eine erhebliche Abweichung der Bewohnerstruktur und eine erhebliche Änderung der Energieaufwendungen.
Hier ist die Schiedsstelle bereits nach einem Monat anrufbar, und die Festsetzung soll binnen eines Monats erfolgen. Der Weg lohnt allerdings nur, wenn Sie die Unvorhersehbarkeit belegen können. Eine tarifliche Steigerung, die zum Zeitpunkt des Abschlusses bereits beschlossen war, gehört in die ursprüngliche Kalkulation — nicht in einen Nachschlag.
Übrigens: Für die Behandlungspflege nach dem SGB V läuft die Preisbildung über einen anderen Weg als über § 89 SGB XI. Wer beide Bereiche anbietet, führt zwei Verhandlungsstränge — Grundlagen zur Leistungsseite fasst der Beitrag Häusliche Krankenpflege nach § 37 SGB V zusammen. Und wie die vereinbarten Preise am Ende bei Klientinnen und Angehörigen ankommen, zeigt der Beitrag zum Pflegevertrag mit dem ambulanten Pflegedienst : Was Sie verhandeln, steht dort später im Kostenvoranschlag.
Häufige Fragen zur Vergütungsverhandlung Kann eine Vergütungserhöhung rückwirkend gelten? Nein. § 85 Abs. 6 SGB XI, über § 89 Abs. 3 SGB XI entsprechend anwendbar, bestimmt ausdrücklich, dass ein rückwirkendes Inkrafttreten nicht zulässig ist. Nach Ablauf einer Vereinbarung gelten die bisherigen Sätze bis zum Inkrafttreten der neuen weiter. Verzögerte Verhandlungen sind deshalb ein endgültiger Verlust.
Wie lange müssen die Kassen auf meine Aufforderung reagieren? Eine feste Antwortfrist in Tagen gibt es nicht. Maßgeblich ist die Sechs-Wochen-Frist des § 85 Abs. 5 SGB XI: Kommt binnen sechs Wochen nach schriftlicher Aufforderung keine Vereinbarung zustande, kann jede Seite die Schiedsstelle anrufen. § 86a SGB XI verpflichtet die Kostenträger zusätzlich, umgehend eine verbindliche Ansprechperson zu bestimmen und Nachweisforderungen zeitnah zu stellen.
Muss ich mit allen Pflegekassen einzeln verhandeln? Beteiligt sind nach § 89 Abs. 2 SGB XI die Leistungsträger, auf die im Jahr vor Verhandlungsbeginn jeweils mehr als fünf Prozent der von Ihnen betreuten Pflegebedürftigen entfielen; auch Arbeitsgemeinschaften der Träger sind vorgesehen. Die Vereinbarung wird für jeden Pflegedienst gesondert geschlossen, eine Differenzierung nach Kostenträgern ist unzulässig.
Darf ich Gewinn kalkulieren? § 89 Abs. 1 SGB XI nennt ausdrücklich die Berücksichtigung einer angemessenen Vergütung des Unternehmerrisikos. Die Formulierung zu Überschüssen und Verlusten in § 84 Abs. 2 SGB XI betrifft dagegen den stationären Bereich und wird von § 89 Abs. 3 SGB XI nicht in Bezug genommen.
Welche Unterlagen muss ich vorlegen? Nach § 85 Abs. 3 SGB XI unter anderem Art, Inhalt, Umfang und Kosten der Leistungen, Angaben zum Jahresabschluss nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Pflegebuchführung, die personelle und sachliche Ausstattung samt Kosten sowie die tatsächliche Stellenbesetzung und Eingruppierung. Die voraussichtlichen Personalkosten einschließlich der Erhöhungen sind gesondert auszuweisen, personenbezogene Daten sind zu anonymisieren.
Eine Vergütungsverhandlung nach § 89 SGB XI gewinnt nicht, wer am besten argumentiert, sondern wer früh genug auffordert und seine Kostenunterlagen in der Struktur des § 85 Abs. 3 SGB XI bereits im Schrank hat. Weil rückwirkende Vereinbarungen ausgeschlossen sind, ist der Kalender in dieser Sache der wichtigere Teil der Vorbereitung — die Fristen laufen ab dem Tag Ihrer schriftlichen Aufforderung, nicht ab dem Tag Ihres Ärgers.
Stand: August 2026. Der Beitrag gibt den bundesgesetzlichen Rahmen wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Verfahrensdetails, Unterlagenlisten und Fristen können in den Rahmenverträgen auf Landesebene nach § 75 SGB XI konkretisiert sein; maßgeblich ist die Regelung Ihres Bundeslandes.
Nicht alles, was ein Dienst finanzieren muss, gehört in die Pflegevergütung: Betriebsnotwendige Investitionsaufwendungen sind nach § 82 Abs. 2 SGB XI gesondert zu behandeln — nachzulesen im Beitrag zu den Investitionskosten nach § 82 SGB XI . Wie sich die Qualitätsseite derselben Verhandlung belegen lässt, beschreibt der Beitrag zum Beschwerdemanagement im ambulanten Pflegedienst .
Kostenunterlagen, die schon fertig sind, wenn die Verhandlung beginnt
[vocare](https://vocare.health/blog/vocare-plattform-haeusliche-pflege-organisieren) bündelt die Organisation rund um die häusliche Versorgung an einem Ort — damit Unterlagen und Nachweise nicht jedes Mal neu zusammengesucht werden. Fragen? Schreiben Sie an info@vocare.health.
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